Serwery produkcyjne to dedykowane maszyny Hetzner Online GmbH w Falkenstein w Niemczech. Repliki bazy danych, magazyn plików i kopie zapasowe również pozostają na terenie UE. Aplikacja kliencka nie zawiera trackerów reklamowych.
- Kim jesteśmy
- Nasze role w rozumieniu RODO
- Gdzie przechowywane są Twoje dane
- Jakie dane przetwarzamy
- Cele i podstawy prawne
- Informacja dla kierowców i pracowników
- Podprocesorzy i podmioty trzecie
- Przekazywanie danych poza UE
- Okresy przechowywania
- Bezpieczeństwo
- Twoje prawa
- Pliki cookie i analityka
- Zmiany polityki
- Kontakt
1. Kim jesteśmy
cloudGPS („cloudGPS", „my") to platforma telematyki flot: monitoring GPS, kontrola paliwa, geostrefy, obsługa serwisowa i zarządzanie kierowcami. Rozwija ją i utrzymuje ukraińsko-estoński zespół, a infrastruktura produkcyjna znajduje się w całości w Unii Europejskiej.
Operator platformy i strona umowy:
Oleksandr Oliinyk, osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą zarejestrowaną na Ukrainie, działająca pod nazwą handlową cloudGPS.
E-mail: info@cloudgps.online — we wszystkich sprawach dotyczących prywatności, żądań osób, których dane dotyczą, oraz podpisania umowy powierzenia (DPA).
Pełne dane rejestrowe i adres pocztowy udostępniamy na żądanie; są one wskazywane w podpisywanych umowach.
2. Nasze role w rozumieniu RODO
cloudGPS występuje w dwóch odrębnych rolach:
- Jako podmiot przetwarzający — w odniesieniu do danych telematycznych floty (położenie pojazdów, trasy, paliwo, identyfikacja kierowców i inne dane opisane w punkcie 4). Nasz klient — przewoźnik, dealer lub partner posiadający konto — jest administratorem tych danych i decyduje, po co i w jaki sposób są przetwarzane. Przetwarzanie reguluje nasza umowa powierzenia przetwarzania danych (DPA).
- Jako administrator — w odniesieniu do danych konta i rozliczeń, korespondencji z pomocą techniczną, logów bezpieczeństwa oraz danych przesłanych przez nasze strony internetowe.
Portale partnerów pod własną marką. Platformę oferują również nasi partnerzy pod własną marką i domeną. Jeśli korzystasz z portalu pod marką partnera, Twoja umowa jest zawarta z partnerem wskazanym w tej umowie, a cloudGPS przetwarza Twoje dane na poziomie platformy — z tymi samymi zobowiązaniami dotyczącymi hostingu w UE i bezpieczeństwa, które opisano w niniejszej polityce, oraz na podstawie umowy dalszego powierzenia zawartej z partnerem (zob. DPA, pkt 2.3). Partner może opublikować własną informację o prywatności jako uzupełnienie niniejszej i wysyłać powiadomienia przez własnego dostawcę poczty.
3. Gdzie przechowywane są Twoje dane
- Wszystkie dane produkcyjne — telemetria, dane kierowców, kont i rozliczeń — są przechowywane na dedykowanych serwerach Hetzner Online GmbH w Falkenstein w Niemczech (UE), w centrach danych z certyfikatem ISO 27001.
- Baza danych działa jako replikowany klaster trzech węzłów, wszystkie w niemieckich centrach danych.
- Załączniki (np. zdjęcia kierowców, faktury PDF) i kopie zapasowe są przechowywane w magazynie Hetzner na terenie UE.
- Monitoring błędów aplikacji (Sentry) korzysta z regionu danych UE — raporty o błędach są przyjmowane i przechowywane w Niemczech.
- Nie korzystamy z usług chmurowych spoza Unii Europejskiej do przechowywania danych klientów.
4. Jakie dane przetwarzamy
Jako podmiot przetwarzający (dane floty, na zlecenie klientów)
- Dane lokalizacyjne pojazdów: współrzędne GPS, prędkość, kurs, trasy, przebieg, motogodziny;
- Telemetria i odczyty czujników: zapłon, poziom paliwa, temperatura, magistrala CAN i inne wejścia urządzeń;
- Identyfikatory urządzeń: IMEI, numery seryjne, identyfikatory SIM;
- Zdarzenia identyfikacji kierowców: identyfikatory kluczy iButton / RFID i wynikające z nich przypisania kierowców;
- Dane wprowadzone przez klienta: imiona i nazwiska kierowców, numery telefonów, zdjęcia, numery rejestracyjne pojazdów, geostrefy, notatki;
- Raporty i alerty generowane na podstawie powyższych danych.
Jako administrator
- Dane konta: imię i nazwisko, login, e-mail, telefon, firma, język i ustawienia interfejsu;
- Dane rozliczeniowe: faktury, zapisy płatności, dane rejestrowe firmy;
- Korespondencja z pomocą techniczną: zgłoszenia, wiadomości czatu i powiązany kontekst;
- Logi techniczne i bezpieczeństwa: adresy IP, historia logowań, informacje o przeglądarce i urządzeniu — przechowywane w celu ochrony kont i badania nadużyć;
- Zapytania ze strony: imię i nazwisko, e-mail, telefon, firma i treść wiadomości przesłane przez formularze na cloudgps.online.
5. Cele i podstawy prawne
| Cel | Podstawa prawna (RODO) |
|---|---|
| Świadczenie usług platformy i jej funkcji na rzecz klientów | Wykonanie umowy — art. 6 ust. 1 lit. b |
| Rozliczenia, fakturowanie i księgowość | Obowiązek prawny — art. 6 ust. 1 lit. c; umowa — art. 6 ust. 1 lit. b |
| Bezpieczeństwo kont: przeciwdziałanie oszustwom, ochrona przed atakami siłowymi i podstawianiem wykradzionych danych logowania, badanie nadużyć | Prawnie uzasadniony interes — art. 6 ust. 1 lit. f |
| Odpowiedzi na zapytania i zgłoszenia serwisowe | Umowa — art. 6 ust. 1 lit. b; prawnie uzasadniony interes — art. 6 ust. 1 lit. f |
| Ulepszanie usługi na podstawie zagregowanych, zanonimizowanych statystyk użycia | Prawnie uzasadniony interes — art. 6 ust. 1 lit. f |
| Statystyka odwiedzin serwisu marketingowego | Zgoda / prawnie uzasadniony interes — zob. Cookie |
6. Informacja dla kierowców i pracowników
Jeżeli Twój pracodawca lub zleceniodawca używa cloudGPS do monitorowania swoich pojazdów, to on jest administratorem danych z monitoringu. Decyduje, które pojazdy są śledzone, w jakich celach i jak długo dane są przechowywane. Żądania dotyczące Twoich danych (dostęp, sprostowanie, usunięcie) kieruj najpierw do pracodawcy — wspieramy go w ich realizacji na podstawie DPA.
Wymagamy od klientów informowania kierowców o monitoringu pojazdów zgodnie z obowiązującym prawem pracy i przepisami o ochronie danych.
7. Podprocesorzy i podmioty trzecie
Nigdy nie sprzedajemy danych osobowych ani nie udostępniamy ich sieciom reklamowym. Korzystamy z niewielkiej liczby dostawców usług:
| Dostawca | Zakres | Lokalizacja |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Dedykowane serwery, magazyn i kopie zapasowe wszystkich danych produkcyjnych | Niemcy (UE) |
| Hetzner Online GmbH | Wysyłka i odbiór poczty transakcyjnej (powiadomienia serwisowe, zapytania ze strony) | Niemcy (UE) |
| Functional Software, Inc. (Sentry) | Monitoring błędów aplikacji | Region danych UE (Niemcy) |
| Anthropic | Asystent AI pomocy technicznej: przetwarza treść rozmowy i odpowiedni kontekst urządzeń, gdy korzystasz z czatu wsparcia; dane z API nie są używane do trenowania modeli | USA (zabezpieczenia DPF / SCC) |
| Google Ireland Ltd (Google Analytics) | Statystyka odwiedzin wyłącznie serwisu marketingowego cloudgps.online — nie jest używana wewnątrz aplikacji klienckiej | UE / USA (DPF) |
| Cloudflare, Inc. | DNS dla naszych domen; ruch aplikacji nie przechodzi przez Cloudflare | Globalnie (DPF / SCC) |
Podkłady mapowe (np. HERE) są pobierane i buforowane przez nasze własne serwery w UE; dostawcy map nie otrzymują danych Twojego konta ani identyfikatorów użytkowników.
Aktualna lista podprocesorów dla klientów objętych DPA znajduje się w Załączniku III do DPA. O dodaniu lub zmianie podprocesora informujemy klientów co najmniej 30 dni wcześniej. Partnerzy działający pod własną marką mogą skonfigurować własny serwer SMTP do powiadomień dla swoich klientów — wówczas pocztę dostarcza dostawca wybrany przez partnera.
8. Przekazywanie danych poza UE
Wszystkie dane klientów w spoczynku pozostają w Unii Europejskiej (punkt 3). Nasz zespół inżynieryjny i wsparcia pracuje z UE (Estonia) oraz z Ukrainy. Zdalny dostęp administracyjny z Ukrainy jest zabezpieczony standardowymi klauzulami umownymi UE (decyzja wykonawcza Komisji (UE) 2021/914) wraz ze ścisłymi zabezpieczeniami technicznymi: uwierzytelnianie wieloskładnikowe, dostęp SSH wyłącznie na klucze, kontrola dostępu oparta na rolach i rejestrowanie działań.
Przekazywanie danych podprocesorom spoza UE/EOG (zob. punkt 7) jest zabezpieczone ramami ochrony danych UE–USA (DPF) i/lub standardowymi klauzulami umownymi.
9. Okresy przechowywania
- Telemetria floty i dane kierowców — przechowywane przez okres obowiązywania umowy o świadczenie usług, aby klienci zachowali dostęp do historii tras i raportów. Po rozwiązaniu umowy dane są usuwane lub zwracane zgodnie z DPA, nie później niż w ciągu 90 dni, chyba że klient zażąda wcześniejszego usunięcia.
- Dane konta — przez okres istnienia konta i do 90 dni po jego zamknięciu.
- Dokumentacja rozliczeniowa i księgowa — przez okres wymagany przepisami prawa (zwykle 3 lata).
- Logi bezpieczeństwa i dostępu — do 12 miesięcy, chyba że dłuższy okres jest niezbędny dla trwającego postępowania wyjaśniającego.
10. Bezpieczeństwo
- Szyfrowanie TLS całego ruchu webowego, mobilnego i API;
- Infrastruktura wyłącznie w UE, na serwerach dedykowanych (nie współdzielonych) w centrach danych z certyfikatem ISO 27001;
- Segmentacja sieci, zapory i izolacja serwerów aplikacji za dedykowanymi modułami równoważenia obciążenia;
- Dostęp SSH wyłącznie na klucze kryptograficzne; uwierzytelnianie wieloskładnikowe dla dostępu administracyjnego;
- Kontrola dostępu oparta na rolach i izolacja danych poszczególnych najemców;
- Automatyczna ochrona przed atakami siłowymi i podstawianiem wykradzionych danych logowania;
- Replikowany klaster bazy danych z trzech węzłów, regularne kopie zapasowe i monitoring 24/7;
- Rejestrowanie operacji administracyjnych i zdefiniowany proces reagowania na incydenty.
W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki powiadamiamy klientów, których to dotyczy, i wspieramy ich w wypełnieniu obowiązków wynikających z art. 33–34 RODO.
11. Twoje prawa
Na podstawie RODO masz prawo dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania i usunięcia, ograniczenia przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu wobec niego, a także prawo do przenoszenia danych. Jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie, możesz ją wycofać w dowolnym momencie.
Aby skorzystać z tych praw, napisz na info@cloudgps.online. Jeżeli Twoje dane wprowadził do platformy pracodawca (przewoźnik), możemy przekazać Twoje żądanie jemu jako administratorowi — zob. punkt 6.
Masz również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego państwa członkowskiego UE swojego miejsca zamieszkania lub pracy (w Polsce — Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych).
12. Pliki cookie i analityka
Serwis marketingowy (cloudgps.online)
Serwis korzysta z Google Analytics do pomiaru zagregowanych statystyk odwiedzin oraz z pamięci przeglądarki, aby zapamiętać wybór języka. Możesz zrezygnować z Google Analytics za pomocą dodatku blokującego Google Analytics lub blokując pliki cookie analityczne w przeglądarce.
Panel klienta (client.cloudgps.online i portale partnerskie)
Aplikacja kliencka nie używa reklamowych plików cookie ani analityki podmiotów trzecich. Przechowuje w przeglądarce wyłącznie dane funkcjonalne: tokeny sesji, język i ustawienia interfejsu. Raporty o błędach (Sentry, region UE) są wysyłane tylko w razie wystąpienia błędu aplikacji.
13. Zmiany polityki
Możemy aktualizować niniejszą politykę wraz z rozwojem usługi. Aktualna wersja wraz z datą obowiązywania jest zawsze publikowana pod adresem cloudgps.online/pl/privacy/. O istotnych zmianach dotyczących klientów objętych DPA informujemy z wyprzedzeniem.
14. Kontakt
Pytania o prywatność, żądania osób, których dane dotyczą, podpisanie DPA: info@cloudgps.online.
Adres pocztowy udostępniamy na żądanie.